Der Business Knigge: Mit den richtigen Umgangsformen zum beruflichen Erfolg

Im Berufsleben gelten weitaus strengere Regeln bezüglich der Umgangsformen, als im Privatleben. Fauxpas sollten dringlich vermieden werden, schließlich hängt der Job und damit auch die Lebensgrundlage davon ab. Fachwissen allein reicht nicht aus, um im Berufsleben erfolgreich zu sein. Gute Umgangsformen sind das A und O, sowohl im Kundenkontakt, als auch im Umgang mit Kollegen. Nur wer als höflich und sympathisch von seinen Mitmenschen empfunden wird, hat auch die Chance im Berufsleben aufzusteigen und Führungspositionen zu übernehmen. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie durch gute Umgangsformen im Berufsleben erfolgreicher werden können.

Höflichkeit

Eine grundlegende Höflichkeit gegenüber Kunden und Kollegen ist die Voraussetzung für ein angenehmes Arbeitsklima. Dies sollte eigentlich selbstverständlich sein, da viele der nachfolgenden Punkte auch für das Privatleben gelten: Sie sollten die Menschen, die Ihnen im Berufsleben begegnen freundlich und in angemessener Weise begrüßen, wobei die Hierarchien berücksichtigt werden sollten. Um einen sympathischen Eindruck zu hinterlassen sollten Sie häufig lächeln und nicht gestresst und genervt wirken. Lassen Sie andere ausreden und seien Sie aufmerksam, wenn Ihnen etwas erzählt oder erklärt wird, und seinen Sie im Gegenzug bereit, anderen weiterzuhelfen, selbst wenn Sie gerade anderweitig zu tun haben. Zudem ist es wichtig, immer ein wenig Körperabstand zu anderen Personen einzuhalten, da die meisten Menschen es als unangenehm empfinden, wenn Ihnen jemand zu Nahe kommt. Zur allgemeinen Höflichkeit gehört es auch, sich angemessen zu kleiden und damit niemanden zu verärgern, indem man die Kleiderordnung nicht einhält.

Kritik äußern und Konflikte lösen

Möchten Sie Kritik an Kollegen äußern, tun Sie das immer nur im persönlichen Gespräch unter vier Augen und nicht vor unbeteiligten Kollegen. Auch Sie möchten schließlich nicht bloßgestellt werden. Bleiben Sie dabei objektiv und sachlich, und beschreiben sie nur das konkrete Problem und keine weiteren Dinge, die Sie an der Person stören. Es gilt der Grundsatz des Harvard-Prinzips: Menschen und Probleme werden getrennt voneinander behandelt. Die kritisierte Person sollte die Möglichkeit haben, sich zu erklären und gegebenenfalls zu rechtfertigen. Kritisieren Sie nicht bloß, sondern geben Sie auch Verbesserungsvorschläge und bieten Sie Ihre Hilfe an, denn dies kann Konflikten vorbeugen. Entwickelt sich die Kritik trotzdem zum Konflikt, der nicht gelöst werden kann, sollte eine höherrangige Person eingeschaltet werden. In manchen Unternehmen gibt es auch Mediationsangebote, um zwischen Konfliktparteien zu vermitteln.

Duzen oder siezen

In einigen Branchen ist es grundsätzlich üblich, sich unter Kollegen zu duzen. Seien Sie jedoch vorsichtig damit, und verwenden sie bei unbekannten Personen immer zuerst die Höflichkeitsform des Siezens. Eine ranghöhere Person kann einer rangniedrigeren Person das „Du“ anbieten, und dies sollte aus Höflichkeit auch angenommen und erwidert werden. Generell kann man sich an seinen Kollegen orientieren, oft duzen sich einige Abteilungen eines Unternehmens, andere dagegen nutzen ausschließlich die Höflichkeitsform „Sie“. Über Unternehmensgrenzen hinweg sollte nie bereits von Beginn an geduzt werden. Auch im Gespräch mit einem Kunden ist es geschickt, anwesende Kollegen beim Nachnamen zu nennen, damit es nicht zu Irritationen kommt.

Pünktlichkeit

Pünktlichkeit ist im Berufsleben extrem wichtig, denn dauernde Unpünktlichkeit kann sogar ein Kündigungsgrund sein. In großen Unternehmen gibt es inzwischen häufig das Gleitzeitmodell, bei dem man selbst entscheiden kann wann man kommt und geht, solange man am Ende des Monats seine Stundenzahl erfüllt hat. Doch auch dabei kann man zu spät kommen, da es meist Kernarbeitszeiten gibt, zu denen die Mitarbeiter unbedingt anwesend sein müssen. Mit einem Stempelkartensystem wird überprüft, wann und wie lange die Mitarbeiter arbeiten. Ebenfalls wichtig ist es, bei Meetings und Besprechungen mit Kollegen pünktlich zu sein. Lassen Sie die andere Person warten, suggerieren Sie damit, dass Ihnen die Zeitplanung des Anderen egal ist. Auch Kunden warten zu lassen ist extrem unhöflich, schließlich soll ein positives Bild Ihres Unternehmens vermittelt werden. Am Besten ist es, immer ein paar Minuten vor Beginn des Termins anwesend zu sein, dann kann man seine Unterlagen ordnen und vorher seine Gedanken sammeln.

Gäste empfangen

Im Berufsleben ist es üblich, Geschäftspartner und Kunden an der Tür/ im Foyer zu empfangen und dann den Weg zum Meeting-Raum gemeinsam zu gehen. Die Person, die Sie empfangen, kennt sich vermutlich nicht im Gebäude aus, und müsste den entsprechenden Raum erst mühsam suchen, was direkt eine negative Grundstimmung erzeugt. Der Gastgeber/ der Ortskundige geht immer voraus. Auch Ihre Gäste sollten Sie nicht lange am Empfang warten lassen. Nach dem Meeting sollten Sie die Person auch wieder hinaus begleiten.

Körpersprache

Das Ziel Ihrer Körpersprache ist es, offen und freundlich zu wirken. Dazu sollten Sie Ihre Arme unverschränkt lassen, Blickkontakt mit Ihrem Gesprächspartner halten und Ihren Blick nicht abschweifen lassen, wenn Ihr Gegenüber spricht. Stehen Sie immer gerade und aufrecht, eine zusammengesunkene Körperhaltung wirkt müde und antrieblos. Im Gegenzug sollten Sie aber auch nicht hibbelig wirken, indem Sie an den Haaren oder mit Gegenständen in Ihren Händen herumspielen.

Smalltalk

Smalltalk eignet sich sehr gut dazu, Kollegen und Kunden ein bisschen kennen zu lernen und einen sympathischen, offenen Eindruck zu machen. Damit zeigen Sie Ihre Bereitschaft zur Kommunikation und Ihren Willen, eine freundliche Beziehung aufzubauen. Diese Art von Gespräch ist absolut angebracht für den Arbeitsplatz, da es sich um oberflächliche Themen handelt, die nicht kontrovers oder tiefgründig sind. Schwierige Themen wie Religion oder Politik sollten vermieden werden, da sonst Meinungsverschiedenheiten und Diskussionen entstehen können, die am Arbeitsplatz unangemessen sind. Beliebte Smalltalk Themen sind zum Beispiel das Wetter oder die nächste Urlaubsreise.

Visitenkarte

Visitenkarten werden meist bei Geschäftstreffen direkt zu Beginn ausgetauscht. Erhalten Sie eine Adresskarte, ist es wichtig diese nicht einfach ungelesen in die Tasche zu stecken. Sie sollte genau studiert, und dann ordentlich in die eigenen Unterlagen gelegt werden. Achten Sie darauf, immer die eigenen Visitenkarten dabei zu haben, denn es wirkt unhöflich und unprofessionell, wenn Sie eine Karte erhalten aber keine zurück geben. Damit suggerieren Sie dass Sie keinen weiteren Kontakt wünschen.

Zusammenfassung

Professionalität im Berufsalltag ist nichts anderes, als die Kombination aus Freundlichkeit, Sachlichkeit und zielgerichtetem Arbeiten.

Zu all diesen Punkten bieten wir Schwerpunktseminare an. In unserem Standardtagesseminar „Business-Etikette“, das mittlerweile in etlichen Unternehmen den Ruf als „das Kultseminar“ hat, werden alle oben genannten Themen behandelt. Es  eignet sich für Einsteiger genauso wie zur Auffrischung. Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Anfrage und wünschen Ihnen für Ihre geschäftlichen Vorhaben viel Erfolg!