„Kommunikation, die früher über Geschäftsbriefe geführt wurde, läuft heute größtenteils über E-Mail-Verkehr ab, was wesentlich schneller und unkomplizierter ist. Seit den 1980ern hat sich die E-Mail als Kommunikationsmittel etabliert und wird sowohl privat als auch im Berufsleben häufig genutzt. Wenn wir über das Internet kommunizieren, sind wir durch Chat-Dienste wie WhatsApp oder den Facebook-Messenger daran gewöhnt, eine sprachähnliche Schreibweise zu nutzen, die häufig nur aus formlosen Kurznachrichten mit unvollständigen Satzfragmenten und vielen Emoticons besteht. Es ist jedoch wichtig, bei geschäftlichen E-Mails eine gewisse Etikette einzuhalten und auf einen höflichen Ton zu achten, statt wie in Chat-Stil keine Anrede zu verwenden oder die Rechtschreibung zu vernachlässigen. Man sollte sich dabei am klassischen Geschäftsbrief orientieren, denn letztendlich handelt es sich bei einer geschäftlichen E-Mail um genau das Gleiche. Informieren Sie sich mit diesem Artikel über die Etikette-Regeln, die es im geschäftlichen E-Mail-Verkehr einzuhalten gilt.

Durch Höflichkeit Missverständnisse und Unmut vermeiden

Möchte man viele E-Mails so schnell wie möglich beantworten, bleibt manchmal die Höflichkeit auf der Strecke. Dies sollte auf jeden Fall vermieden werden, da das Verzichten von Höflichkeitsfloskeln als dreist und unfreundlich aufgefasst werden kann. Wenn eine Vielzahl von Rechtschreibfehlern vorhanden ist, wird das Gefühl vermittelt, der Absender habe keine Manieren oder kümmere sich nicht darum, was der Empfänger von ihm hält. Selbst wenn der Empfänger der E-Mail im schlechten Stil schreibt, sollte bei der Antwort erst recht auf die Form geachtet werden. So geht man mit gutem Vorbild voran und es kommt nicht zu unnötigen Konflikten oder Missverständnissen. Man sollte sich stets vor dem Absenden einer E-Mail Fragen, wie diese auf den Empfänger wirken wird, und ob dies mit der gewünschten Reaktion korrespondiert. Sie möchten erreichen, dass Ihr Anliegen ernst genommen wird, und der Empfänger nicht verärgert wird. Daher sollten Sie die E-Mail Etikette beachten und auch auf Kleinigkeiten, wie beispielsweise die Anrede und Schlussformel richtig wählen. Im Zweifelsfall können Sie mit „Mit freundlichen Grüßen“ und „Sehr geehrte/r“ nichts falsch machen. Beachten Sie, dass es unhöflich und grob wirkt in Großbuchstaben zu schreiben oder mehrere Frage- oder Ausrufezeichen direkt hintereinander zu benutzen.

Die korrekte Formatierung

Eine ordentliche Formatierung hilft dem Leser dabei, sich im Text zurechtzufinden. Durch Absätze geben Sie der E-Mail Struktur und der Leser kann den Sinn besser erfassen. Anrede und Schlussformel werden wie in der Briefform ebenfalls durch Absätze vom restlichen Text getrennt. Es ist außerdem möglich, die wichtigsten Informationen durch eine fette oder kursive Formatierung hervorzuheben. Jedoch sollte sparsam damit umgegangen werden, da der Text sonst unübersichtlich wirkt. Die Schriftfarbe sollte schwarz sein, Schriftgröße 11-14pt und weiterhin sollte eine gut leserliche Standardschriftart wie Arial oder Times New Roman gewählt werden; auf keinen Fall eine verschlungene oder kunstvolle Schriftart.

Abkürzungen verwenden

Mit Abkürzungen sollte generell eher sparsam umgegangen werden, da sonst der Eindruck entsteht, dass der Absender sehr bequemlich ist, und keine Lust hat Wörter auszuschreiben. Bei weniger bekannten Abkürzungen laufen Sie Gefahr, dass dem Empfänger die Abkürzung unbekannt ist, daher sollte auf diese verzichtet werden. Gegen geläufige Abkürzungen wie z.B. oder usw. ist jedoch nichts einzuwenden. Ein absolutes No-Go ist es, die Abkürzung MFG für die Schlussformel „Mit freundlichen Grüßen“ zu benutzen. Diese Schlussformel soll Höflichkeit und Respekt ausdrücken, was mit einer Abkürzung derselben direkt wieder zunichte gemacht wird.

Der richtige Tonfall

Eines der Hauptprobleme des Email-Verkehrs sowie jeder anderen Form der schriftlichen Kommunikation ist, dass der Empfänger die Haltung des Absenders nicht aus der Mimik und Gestik vermittelt bekommt. Daher muss diese klar und deutlich aus dem Text hervorgehen. In Chats werden Emoticons benutzt, um zu zeigen, ob etwas als Scherz, oder ernst gemeint ist. Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr ist davon allerdings abzusehen, da Emoticons eine fehlende Seriosität vermitteln. Daher sollte keine Ironie verwendet werden, da dies arrogant wirkt und im Schriftverkehr leicht missverstanden werden kann. Der Tonfall sollte immer freundlich und sachlich sein.

Sich kurz fassen

Wer einen Bürojob hat, erhält meistens täglich eine große Zahl an E-Mails, die sie schnell bearbeiten müssen. Daher sollte man es seinem Empfänger leicht machen, und versuchen nicht mehr als eine Din A4 Seite zu schreiben. Der Text darf keine verschachtelten Nebensätze enthalten, die kompliziert zu verstehen sind. Außerdem sollten Sie keine unnötigen Ausführungen machen, sondern nur das Wichtigste in die E-Mail aufnehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Leser das Interesse und die Geduld verliert, und die E-Mail vielleicht gar nicht zu Ende liest. Trotz der Kürze sollte aber immer die Höflichkeit gewahrt werden.

Grammatik und Rechtschreibung

E-Mails werden oft von unterwegs gesendet, zum Teil auch per Smartphone. Da ist es nur natürlich, dass sich Rechtschreib- und Grammatikfehler einschleichen. Behalten Sie aber im Hinterkopf, dass ein Text mit vielen Fehlern schwer zu lesen ist, was man seinem Empfänger nicht zumuten sollte. Verlassen Sie sich nicht auf die automatische Rechtschreibkorrektur, sondern lesen Sie Ihre E-Mails immer einige Male zur Korrektur, denn Rechtschreibfehler und inkorrekte Satzstrukturen wirken unhöflich und respektlos.

Antworten

Auch beim Antworten gibt es einige Etikette-Regeln zu beachten. Nutzen Sie nicht die Funktion „allen antworten“, wenn die E-Mail nur an eine konkrete Person gerichtet ist, beziehungsweise nur für diese Relevanz hat. Zudem wird heutzutage erwartet, dass man seine E-Mails täglich checkt und beantwortet. Wenn man dazu Mal keine Zeit hat, kann man zunächst eine kurze Antwort schicken, in der steht, dass man die E-Mail erhalten hat und sich in nächster Zeit darum kümmern wird. Weiß man im Voraus, dass man für längere Zeit keine E-Mails beantworten kann, wie beispielsweise vor einem Urlaub, kann man einen Abwesenheitsassistenten einrichten. Dieser sendet eine automatische E-Mail Antwort an alle Absender eingehender E-Mails, in der mitgeteilt wird, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, beziehungsweises an wen man sich bis dahin wenden kann.

Besonderheiten des E-Mail-Verkehrs

Die Kommunikation über den E-Mail-Verkehr beinhaltet noch einige Besonderheiten, die nicht aus der postalischen Kommunikation abgeleitet werden können. Beispielsweise muss ein Betreff gewählt werden, um dem Empfänger mitzuteilen, worum es in der E-Mail geht. Dieser sollte kurz und informativ sein, sodass der Empfänger die E-Mail direkt zuordnen und auch leicht wiederfinden kann. Als Absenderadresse sollte entweder die Unternehmensemailadresse genutzt werden (falls vorhanden) oder eine persönliche, die den korrekten Namen des Absenders beinhaltet. E-Mails können außerdem verschiedene Prioritäten zugewiesen werden, womit allerdings vorsichtig umgegangen werden muss, denn es sorgt für Missstimmung, wenn eine unwichtige E-Mail vom Absender mit hoher Priorität markiert wurde. Auch eine Empfangsbestätigung sollte nur verlangt werden, wenn es wirklich notwendig ist.